Praticar desporto e elaborar um orçamento empresarial são duas atividades que aparentemente não têm muito em comum, mas há algo em que se assemelham: toda a gente reconhece que são dois exercícios positivos para a saúde (seja física ou financeira) e, no entanto, poucas pessoas conseguem implementá-los com sucesso diariamente.
Porque é que isso acontece?
Sem dúvida, porque requerem tempo e consistência, e os seus benefícios não são muito evidentes a curto prazo. Mas também, no caso do orçamento para uma empresa, porque é difícil entender quais são as vantagens concretas que ele pode trazer no dia a dia.
Vantagens de criar um orçamento
A seguir, explico as 5 vantagens mais importantes de ter um processo de orçamentação bem preparado. Apresento também 2 possíveis problemas que podem surgir se não forem implementados corretamente, sendo um deles explicado por Michael Scott da série “The Office”.
Vamos primeiro com às vantagens.
1.Conhecer melhor a sua empresa
O simples ato de sentar-se para criar um orçamento, obriga a pensar e entender bem as diferentes partes das quais ele será composto, bem como o nível de detalhe necessário, que terá muito a ver com as informações das quais dispomos.
Por exemplo, não é a mesma coisa orçamentar a partida de salários e vencimentos por trabalhador, do que fazê-lo sem nenhum detalhe, já que quando aparecerem as divergências será muito mais complicado identificar o que as causou. O mesmo ocorre com o nível de detalhe dos custos ou das vendas. Se tivermos informações de vendas por produto, categoria ou zona geográfica, o orçamento é mais complexo, mas também fornecer-nos-á muito mais informação.
Determinar os indicadores-chave do negócio e as informações básicas necessárias para analisá-los é fundamental neste ponto. Portanto, o mesmo processo de criação do orçamento já nos fornecerá muito conhecimento sobre a empresa e a sua estrutura.
2. Visão global da situação
Uma vez tendo o nosso orçamento preparado, é fácil identificar rapidamente quais são as partidas mais importantes e como elas impactam o resultado líquido do nosso negócio:
- Qual a percentagem que os gastos operacionais representam sobre as vendas?
- Qual é a margem bruta necessária que precisamos alcançar para cobrir esses gastos operacionais, também chamada de ponto de equilíbrio?
- Quanto vai impactar no resultado uma inflação elevada no próximo ano?
São apenas exemplos de perguntas muito básicas que precisamos saber responder, e que teremos ao nosso alcance a resposta, apenas olhando para o nosso orçamento.
Projetar diferentes cenários “simulando” as várias hipóteses é muito útil e ajudar-nos-á a estar preparados para qualquer eventualidade futura, fornecendo-nos as informações necessárias no caso de termos de tomar medidas corretivas.
3. Estabelecimento de objetivos
Sem dúvida, uma das chaves de qualquer processo de orçamentação é o estabelecimento de objetivos, que serão os que nos levarão a alcançar o resultado desejado. Estes objetivos, sejam de vendas, de custos, de margens ou de níveis de endividamento, devem desempenhar um papel específico dentro do que é o orçamento como um todo.
Não terá o mesmo resultado estabelecer um objetivo ambicioso de vendas, do que focar num objetivo de margem bruta, ou de controlo de custos. Precisamos saber para onde cada um nos levará, como a nossa empresa está posicionada e para onde queremos levá-la.
O mais comum é estabelecer objetivos anuais de vendas e margem bruta, juntamente com um objetivo de gastos operacionais. Adicionalmente, é importante considerar os níveis de endividamento e capital circulante, e, portanto, também podemos incorporar objetivos de rotação de inventário, prazos de recebimento e pagamento ou dívida total sobre o EBITDA.
Sempre dependendo de cada caso e das alavancas que queremos utilizar.
Todos esses objetivos são definidos globalmente na organização e depois podem ser descendentes em cascata para o nível departamental, área de negócio e funcionários, permitindo-nos criar um sistema de incentivos eficiente, para alinhar interesses e incentivar que todos na organização remem na mesma direção.
4. Tomada de decisões
Elaborar um orçamento nunca pode ser um exercício estático, é um ente vivo, que precisamos rever periodicamente, adaptá-lo às mudanças e melhorá-lo ao longo do tempo.
A revisão periódica pode ser mensal, trimestral ou com diferentes níveis de detalhe dependendo do período do ano. Por exemplo, podemos fazer uma revisão mensal das partidas mais importantes da conta de resultados e indicadores-chave, e trimestralmente entrar em mais detalhes em todas as partidas, também do balanço, refazendo o orçamento anual atualizando as hipóteses anteriores e corrigindo divergências que ocorreram nos meses fechados.
Serão esses momentos de revisão periódica e análise das divergências que aproveitaremos para tomar as decisões correspondentes e corrigir o curso que nos levará a alcançar os nossos objetivos:
- Ainda faz sentido o cenário de vendas que estimei no início do ano?
- Estamos a alcançar as margens desejadas?
- A dívida está a aumentar?
- E o mais importante: o que devo fazer para corrigir estes desvios?
5. Antecipar o futuro
Talvez esta seja a característica que a maioria dos empresários tem em mente ao fazer um orçamento, como se fosse uma tentativa de prever o futuro. Contudo, não devemos esquecer que o futuro é incerto, não podemos esperar acertar o valor de faturação mensal, os custos ou a margem, porque o mundo está em constante mudança e sempre nos surpreende com algo novo.
A vantagem ocorre quando somos capazes de manter uma posição que nos permita estar preparados para qualquer contingência que possa ocorrer.
A função principal do orçamento não é prever o que acontecerá, mas ser uma ferramenta para identificar o que está a acontecer e o que precisamos mudar para melhorar a posição do nosso negócio. Conhecer as alavancas disponíveis que podemos acionar para nos levar do ponto A ao ponto B. Por exemplo, quais os custos que podemos ou não reduzir, qual a margem que precisamos alcançar para não perder dinheiro mantendo a quota de mercado, que linha de produto é mais ou menos rentável. Em suma, conhecer todas as cartas que estão na nossa mão para jogá-las quando necessário.
Problemas potenciais ao não elaborar um orçamento corretamente
Como tudo o que é bom na vida, pode ter o seu lado negativo que aparecerá se não for usado ou implementado corretamente, vou detalhar 2 possíveis problemas que devemos sempre tentar evitar ao implementar um processo de orçamentação.
A. Falsa tranquilidade
Elaborar um orçamento é apenas uma parte do trabalho. Sem um acompanhamento periódico, não serve praticamente para nada. Mas existem empresários que acreditam que é algo mágico, e que simplesmente por tê-lo feito, podem deixá-lo guardado numa gaveta durante todo o ano que os astros vão alinhar-se para que aconteça o que foi planeado inicialmente no documento.
Claro, depois o mais provável é que se surpreendam com desvios enormes no final do ano e o pior, é que será muito difícil identificar o que aconteceu, quais foram os principais motivos e o que deve ser mudado.
Este é um trabalho de constância e consistência, não é um sprint no início e no final do ano.
B. O superávit
Este último ponto é algo contraintuitivo. Pode surgir quando temos orçamentos atribuídos a diferentes áreas/departamentos e quando não utilizamos um sistema de orçamentação base zero.
O que pode acontecer nesses casos?
Nada como um exemplo: ao aproximar-se do fecho do exercício, o departamento técnico tem 10.000 euros de poupança no seu orçamento total de despesas. Como o diretor técnico sabe que o orçamento que lhe será atribuído no ano seguinte será baseado no que foi gasto este ano (não base zero), o que ele vai fazer será gastar esses 10.000 euros, de qualquer forma, até mesmo em coisas absurdas, apenas para criar uma base para o próximo ano. Sem dúvida, que nada eficiente para a empresa. Existem várias formas de corrigir isso: a primeira é a orçamentação base zero, ou seja, não usar o valor do último ano como referência para o próximo; a segunda é limpar a base, ou eliminar todas as despesas não recorrentes do ano anterior; outra possível solução seria dar um incentivo ao responsável da área se ele conseguir ter superávit no final do ano.
Se restarem dúvidas sobre este último ponto, deixo um vídeo em que Michael Scott em “The Office” tem um pouco de dificuldade em entender o conceito:
Espero que tenha sido útil. Lembre-se de que na Finver temos mais de 30 anos de experiência acumulada na elaboração de orçamentos, adaptando-os às necessidades de cada empresa, seja grande ou pequena.
Se precisar de ajuda com o seu processo de orçamentação, não hesite em contactar-nos e estaremos felizes em ajudá-lo.”
