Las 5 ventajas de elaborar un presupuesto… y 2 posibles problemas

Hacer deporte todos los días es una actividad que no parece que tenga mucho en común con elaborar un presupuesto para tu negocio, pero hay algo en lo que sí se parecen: todo el mundo reconoce que son ejercicios positivos para la salud (ya sea física o financiera) y, sin embargo, pocas personas son capaces de implementarlos con éxito de forma cotidiana.

¿Por qué se produce esta situación?

Sin duda, porque requieren tiempo y constancia y sus beneficios son poco evidentes en el corto plazo. Pero también, en el caso del presupuesto para una empresa, porque es difícil entender cuáles son las ventajas concretas que aporta en el día a día.

Ventajas de elaborar un presupuesto

A continuación, te explico las 5 ventajas más importantes de tener un proceso presupuestario bien preparado. Y también te expongo 2 potenciales problemas que pueden aparecer si no se implementa de forma correcta, uno de ellos explicado por Michael Scott de la serie “The Office”.

Vamos primero con las ventajas.

1. Conocer mejor tu empresa

El simple hecho de sentarte a elaborar un presupuesto primero obliga a pensar y entender bien las distintas partes de las que se compondrá, así como el nivel de detalle necesario, que tendrá mucho que ver con la información de la que disponemos.

Por ejemplo, no es lo mismo presupuestar la partida de sueldos y salarios por trabajador, que hacerlo sin ningún desglose, ya que cuando aparezcan las desviaciones será mucho más complicado identificar qué las ha causado. Lo mismo ocurre con el nivel de detalle de los costes o las ventas. Si tenemos información de ventas por producto, categoría o zona geográfica, el presupuesto es más complejo, pero también nos aportará mucha más información.

Determinar los indicadores clave del negocio y la información de base necesaria para analizarlos es clave en este punto. Por lo tanto, el mismo proceso de creación del presupuesto ya nos aportará mucho conocimiento sobre la empresa y su estructura.

2. Visión global de la situación

Una vez tenemos nuestro presupuesto preparado es sencillo identificar rápidamente cuáles son las partidas más importantes y cómo impactan al resultado neto de nuestro negocio:

• ¿Qué porcentaje representan los gastos operativos sobre las ventas?
• ¿Cuál es el margen bruto necesario que necesitamos alcanzar para cubrir estos gastos operativos, también llamado punto de equilibrio?
• ¿Cuánto va a impactar en el resultado una inflación elevada para el año que viene?

Son solo ejemplos de preguntas muy básicas que tenemos que saber responder, y tendremos la respuesta al alcance de la mano solo echando un vistazo a nuestro presupuesto.

Proyectar distintos escenarios “jugando” con las hipótesis es muy útil y nos ayudará a estar preparados para cualquier eventualidad futura, aportándonos la información que necesitaremos en el caso de tener que tomar medidas correctoras.

3. Fijación de objetivos

Sin duda, una de las claves de cualquier proceso de presupuestación es la fijación de objetivos, que serán los que nos llevarán a alcanzar el resultado deseado. Estos objetivos, ya sean de ventas, de costes, de márgenes o de niveles de deuda, deben cumplir un rol determinado dentro del engranaje global que conforma el presupuesto.

No tendrá el mismo resultado fijar un objetivo ambicioso de ventas, que centrarnos en un objetivo de margen bruto, o de control de costes. Tenemos que saber dónde nos va a llevar cada uno, cómo está posicionada nuestra empresa y a dónde la queremos llevar.

Lo más habitual es fijar objetivos anuales de ventas y margen bruto, junto con un objetivo de gastos operativos. Adicionalmente, es importante tener en cuenta también los niveles de deuda y capital circulante, y por lo tanto también podemos incorporar objetivos de rotación de inventarios, días de cobro y días de pago o deuda total sobre el EBITDA. Siempre dependiendo de cada caso y de las palancas que queramos utilizar.

Todos estos objetivos se marcan a nivel global en la organización y después se pueden bajar en cascada a nivel departamental, área de negocio y empleados, permitiéndonos crear un sistema de incentivos eficiente, para alinear intereses y fomentar que todos en la organización remen en la misma dirección.

4. Toma de decisiones

Elaborar un presupuesto no puede ser nunca estático, es un ente vivo, que tenemos que revisar periódicamente, adaptarlo a los cambios y mejorarlo a lo largo del tiempo.

La revisión periódica puede ser mensual, trimestral o con distintos niveles de detalle según el periodo del año. Por ejemplo, podemos hacer una revisión mensual de las partidas más importantes de la cuenta de resultados e indicadores clave, y trimestralmente entrar en más detalle en todas las partidas, también de balance, rehacer el presupuesto anual actualizando las hipótesis previas y corrigiendo desviaciones que se han producido en los meses cerrados.

Serán estos momentos de revisión periódica y de análisis de las desviaciones los que aprovecharemos para tomar las decisiones correspondientes y corregir el rumbo que nos lleve a conseguir nuestros objetivos:

• ¿Tiene sentido la hipótesis de ventas que me fijé a principios de año?
• ¿Estamos alcanzando los márgenes deseados?
• ¿Se está disparando la deuda?
• Y lo más importante: ¿qué tengo que hacer para corregir estas desviaciones?

5. Anticiparnos al futuro

Quizás esta sea la característica que la mayoría de los empresarios tienen en mente al hacer un presupuesto, como si fuera un intento de predecir el futuro. Pero no debemos olvidar que el futuro es incierto, no podemos pretender acertar la cifra de facturación mensual, los costes o el margen, porque el mundo está en cambio constante y siempre nos va a sorprender algo nuevo.

La ventaja se produce cuando somos capaces de mantener una posición que nos permita estar preparados para cualquier contingencia que pueda ocurrir.

La función principal del presupuesto no es la de acertar lo que ocurrirá, sino ser una herramienta para identificar qué está pasando y qué tenemos que cambiar en cada momento para mejorar la posición de nuestro negocio. Conocer las palancas disponibles que podemos tocar para llevarnos del punto A al punto B. Por ejemplo, qué costes podemos y no podemos reducir, qué margen tenemos que alcanzar para no perder dinero manteniendo cuota de mercado, qué línea de producto es más o menos rentable. En definitiva, conocer todas las cartas que están en nuestra mano para jugarlas cuando sea necesario.

Potenciales problemas al no elaborar un presupuesto correctamente

Como todo lo bueno en la vida, puede tener su lado negativo, que aparecerá si no se usa o no se implementa de forma adecuada. Te voy a detallar 2 posibles problemas, que siempre tenemos que intentar evitar al implementar un proceso de presupuestación.

A. Falsa tranquilidad

Elaborar un presupuesto es solo una parte del trabajo. Sin un seguimiento periódico no sirve prácticamente de nada. Pero hay empresarios que creen que es algo mágico, y que simplemente por haberlo hecho, lo pueden dejar guardado en un cajón durante todo el año y los astros se alinearán para que ocurra lo que se plasmó en el documento.

Claro, luego lo más probable es que se lleven la sorpresa de que las desviaciones son enormes a final de año y lo que es peor, será muy difícil de identificar qué ha ocurrido, cuáles han sido los motivos principales y qué se debe cambiar.

Este es un trabajo de constancia y consistencia, no es un esprint al principio y al final del año.

B. El superávit

Este último punto es algo contraintuitivo. Puede aparecer cuando tenemos presupuestos asignados a distintas áreas o departamentos y cuando no se utiliza un sistema de presupuestación base cero.

¿Qué puede ocurrir en estos casos?

Se entiende mejor con un ejemplo: al acercarse el cierre del ejercicio al departamento técnico le sobran 10.000 euros de su presupuesto total de gastos. Como el director técnico sabe que el presupuesto que le asignarán al año siguiente se fijará en base a lo gastado este año (no base cero), lo que hará será gastar sí o sí estos 10.000 euros, en lo que sea, incluso en cosas absurdas, simplemente para crear base para el año próximo. Sin duda nada eficiente para la empresa.

Hay varias formas de corregir esto: la primera es la presupuestación base cero, es decir, no usar la cifra del último año como base para el siguiente; la segunda es limpiar la base, o eliminar todos los gastos que no sean recurrentes del año precedente; y otra posible solución sería dar un incentivo al responsable de área si consigue tener superávit a cierre de año.

Si te quedan dudas sobre este último punto, te dejo un vídeo en el que a Michael Scott en “The Office” le cuesta un poco entender el concepto:

Espero que te haya sido de ayuda. Recuerda que en Finver tenemos más de 30 años de experiencia acumulada en la elaboración de presupuestos, adaptándolos a las necesidades de cada empresa, ya sea grande o pequeña.

Si quieres que te echemos una mano con tu proceso de presupuestación, no dudes en contactarnos y estaremos encantados de ayudarte.