Verifactu: todo lo que (de verdad) debes saber

Cada semana veo más desinformación sobre Verifactu.

Y la obligación está ya a la vuelta de la esquina.

Aquí va, de forma directa y clara, lo que realmente debes saber.

Verifactu no es la factura electrónica

Son dos normas distintas:
• Factura electrónica: Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece).
• Verifactu: Real Decreto 1007/2023 (Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación).

El cambio inminente es de los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), no de la factura electrónica.

A quién afecta

Aplica la regla de los 4 NO. A quienes:

• NO facturen sin usar SIF.
• NO estén incluidos en el Suministro Inmediato de Información (SII).
• NO tengan domicilio fiscal en País Vasco o Navarra.
• NO tengan resolución expresa de no aplicación.

Las dos modalidades posibles

1. Verifactu: los registros se envían automáticamente a la AEAT.
2. No Verifactu: los registros se conservan en tu propio sistema, sin envío automático.

No todos los programas permiten elegir. Comprueba el tuyo.

Qué debe incluir cada factura emitida con un SIF

• Un código QR de control tributario.
• Y si usas la modalidad Verifactu, la leyenda: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o VERI*FACTU.

¿Qué pasa si sigues usando Word o Excel para facturar?

La respuesta teórica es esta:
• Si solo los utilizas para redactar o imprimir facturas, Verifactu no aplica (según el Real Decreto 1007/2023).
• Pero si usas Excel con macros o automatizaciones que procesan datos, sí aplica.

La AEAT lo especificó en sus FAQ: “El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para introducir los datos de las facturas, expedir e imprimir las facturas y conservar la información de facturación. Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento si procesa la información y genera un resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.”

Sin embargo, la Consulta Vinculante V0058-25 de la DGT tiene matices más amplios: “Si la consultante utiliza hojas de cálculo o procesadores no se puede concluir que no resulte obligada por el Reglamento […] puesto que dichas hojas de cálculo pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación.”

En otras palabras: no depende del programa, sino del uso que hagas de él.

El problema es que “procesar” o “conservar” son términos muy amplios.

Podría bastar con guardar o reutilizar datos para entrar en el ámbito de Verifactu.

Y si la AEAT interpreta que tu Word o Excel son un SIF no certificado, la sanción puede llegar a 50.000€ por ejercicio.

Repito: solo depende de la interpretación de la AEAT.

En mi opinión, con un marco tan ambiguo, no merece la pena arriesgar.

Si facturase con Word o Excel, me cambiaría a un sistema certificado.

Y optaría por la modalidad Verifactu.

Por qué elegir Verifactu (y no la opción no verificable)

1. Custodia y prueba

Con Verifactu, los registros se envían a la AEAT automáticamente.

En la modalidad no verificable, tú custodias los registros durante 4 años y respondes de su integridad.

Si los pierdes o se dañan, la responsabilidad es solo tuya.

2. Requerimientos de la AEAT

Con Verifactu, Hacienda ya dispone de tus registros con sello temporal y hash encadenado.

Si no lo usas, tendrás que exportar, justificar y probar cada registro en caso de comprobación.

Un error técnico o un registro ilegible puede generar un problema.

3. Verificación por QR

El QR es obligatorio para todas las facturas, pero solo con Verifactu tus clientes pueden comprobar su autenticidad en la AEAT.

En la opción no verificable, el QR no acredita nada.

4. Imagen y transparencia

Facturar bajo Verifactu creo que transmitirá cumplimiento y rigor.

En muchas pymes hoy no será determinante, pero en sectores con clientes institucionales, licitaciones o grandes corporaciones, sí:

• Facilita auditorías.
• Evita fricciones.
• Y anticipa lo que probablemente será el estándar del mercado.

No se trata solo de cumplir, sino de reducir exposición fiscal y operativa.

Verifactu descarga parte de la responsabilidad técnica y te sitúa en un entorno más seguro ante la AEAT.

Y cuando se trata de impuestos, todo lo que reduzca riesgo…

me interesa.